就活や転職で求められる応募書類を作成するために実践したい文章作成の作法
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就活や転職では自分自身を企業側へアピールするため、応募書類を作成し、文章を通じて訴えかける場面があります。
今回は、こうした応募書類を作成する際に使える文章作成の作法というものを紹介します。応募前の見直しやチェック表としても活用して頂けると思います。
目次
論理的な文章である
最も大事な作法です。
論理的な文章とは筋道が通った文章のことです。
論理的な文章が書けると、読み手が文章を読んだ時、文章を目で追っただけでもすぐに書かれている内容が頭に入ってきて、理解を得られやすいという特徴があります。
論理的な文章であると読み手はストレスを感じなくなります。
ストーリーがある
文章全体にストーリーを持たせることも大事な作法です。
ストーリーというのは、文章全体の構成であったり、論理展開を考えることと同じです。
ストーリーは一文一文というよりも必ず文章全体で考えなければなりません。ストーリーを持たせることで読み手に伝えたいことが伝わる効果が高まること、その文章を通じて一番言いたかったこと（論旨）を強く印象付けることが出来ます。
単純・明晰である
複雑な文章よりもシンプルな文章（＝単純さ）、わかりやすい文章（＝明晰さ）を心がけることも大事な作法です。
応募書類というのはスペースが限られています。
情報量が多ければよいというわけでもなく、どちらかと言えば必要以上の情報を載せないことがポイントです。
情報量が増えると必然的に文字サイズを落とさなければならず、さらに読みづらくなっていきます。修飾語や接続詞を多用するよりも、一文一文に意味を持たせて短く書くことが大切です。
支離滅裂や論理に飛躍がないこと
支離滅裂は、文章全体に統一感がなく、バラバラで、全体としてまとまりを欠いた文章を指します。分かりやすく言えば、ぐちゃぐちゃということです。
論理の飛躍は、文章を読んだ時に論理展開に無理があったり、一貫性を欠いていたり、筋道が立っていない文章を指します。文章を読んだ時に引っ掛かってしまい、スーッと頭に入ってこなかった箇所は論理に飛躍がある可能性が高いです。
せっかく文章にストーリーを持たせて、論理的に書くなどの工夫をしたにも関わらず、支離滅裂や論理に飛躍した箇所があるのは残念です。読み手に強く印象が残らず、台無しです。
適切な言葉・表現であること
① 専門用語・略語
まず、専門用語や略語の使い方には十分な配慮が必要です。読み手の気持ちになって使い方を注意します。
② 表現方法
表現方法として「です・ます調」「である調」の指定はありませんが、どちらを選んだとしても文章全体が統一されていることがポイントです。
である調で書かれていたのに、です・ます調に途中から変わってしまっては「読み手に読ませる気はあるのか？」と考えてしまいます。
③ 書き言葉を使う
「話し言葉」も使用してはいけません。「～みたいな」という口語でも絶対に避けたい表現を使って文章を書いてはいけません。
④ ある程度かしこまった表現を使う
この応募書類で選考がなされることを考えれば、ある程度かしこまった表現（硬い言葉）を使いたいです。子供っぽい表現や、友人同士で交わすくだけた表現は避けて、必要なところにはひらがなではなく、漢字を使います。
職務経歴書やエントリーシートではさほど難しい漢字を使うことはないとは思いますが、常用漢字以外の「これ何て読むの？」という難読漢字や難しい言葉は避けることが無難です。
この手の書類は、まず読み手に読んでもらうこと、理解してもらうこと、伝えたかったことが伝わることの3点を意識しなければなりませんから、「難しい言葉や表現を知っている」ということはどうでもいいことです。
見直しをする
作成した書類は必ず見直しを行ってから企業へ提出します。
作成したばかりの文章は「誤字・脱字」や「文章の繋がりがおかしい箇所」があるものです。これでは完成された書類とは言えません。
最低限の見直しすらしなかった場合、「読ませる気はあるのか？」「志望度は高くないのだろうな」と思われてしまい、選考における評価を下げてしまいます。
見直しをする際のポイントですが、まず一度は自分で読み返し、見直しを行ったうえで次の2つの方法を試してみてください。
1つ目は、自分以外の第三者に読んでもらうことです。周りに協力してもらえそうな人がいない場合、転職では転職エージェントを利用します。
2つ目は、しばらく時間を空けてから見直すことです。例えば、今日書いた文章は明日、改めて読み返してみると、その直後には気づけなかった誤字・脱字やおかしな表現に気付くことがあります。
まとめ
いかがでしたか。
ここで紹介した文章作成の作法を使って魅力ある応募書類を作成していきましょう。
