「書けない！どうしよう？」と悩んだ時に読みたい職務経歴書の作成手順とコツ
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gonshiです。
職務経歴書の書き方について紹介します。
転職でもしないと職務経歴書を書いた経験はないと思います。
初めは皆初心者です。僕も最初は上手に書けませんでしたが、何度かメンテナンスをしていくうちに段々と完成度が上がっていったと思います。
どこか1社でも書類選考を突破できれば、それが自信にもなっていくと思いますので諦めず一緒に頑張りましょう。
目次
職務経歴書の作成手順
職務経歴書の作成手順を順番に示していきます。
① 目的を確認する
転職において職務経歴書は重要な文書です。
同じ応募書類で履歴書がありますが、履歴書は学業や職業の履歴を決められた書式で書いた文書です。選考において履歴書に書かれた内容だけでは十分ではありません。
一方、職務経歴書は決まった書式がなく自由度の高い文書であって、履歴書でカバーしきれないことまでをカバーできる役目を担っています。
職業の履歴について履歴書よりもただ詳しく書くだけでなく、応募する職種に対して職務能力や実務能力があることを過去の経験にもとづいて企業へアピールする書類となります。
顔を合わせる前の書類選考の段階では、職務経歴書の書き方次第で合否が決まると言っても過言ではありません。企業が知りたいことを理解して書くことがポイントとなります。履歴書に書けないことは職務経歴書の中で自由に項目を用意してそれをアピールするしかありません。
ここに書かなければ企業は知ることはない、書かれたことだけを企業は知って書類選考を行うのです。
② 書式を決める
職務経歴書に履歴書のような決まった書式はありませんが、実際に文書を作成する前に書式を決めていきます。この書式というのは、文書のアウトラインにあたるものであり、文章全体の構成を決めるもので履歴書ほどの堅苦しさはありません。
書式がないままでは何をどう書いたらよいか分かりませんが、最初に型を決めてしまえば文章も書きやすくなります。
googleやyahooなど検索サイトで「職務経歴書 書式」や「職務経歴書 テンプレート」と入力し、検索でもすれば何百もの書式が出てきますから、その中で自分が気に入ったものや書きやすそうなものを選び、ダウンロードするならばしてMicrosoftのワードかエクセルを使って作成していきます。
もしも、PCにフリーソフト（例えば、オープンオフイスなど）しかないのであれば、それで構いません。昨今は郵送ではなく電子ファイルでのやり取りが増えているので、やっぱりMicrosoftのワードかエクセルで作成することが無難です。企業の担当者はワードかエクセルで閲覧します。
書式というか、アウトラインについて僕が実際に使用していた職務経歴書からどのような項目を挙げていたかを示します。
- 要約･･･これまでの経歴の概要を示した文章
- 自己PR･･･実務から言える自分自身の特徴・長所を示した文章
- 職務経歴･･･履歴書同様に職務経歴を年・月で並べた表
- スキル・経験･･･職務経歴から掘り下げて示した具体的内容
- 専門知識･･･自分自身のキャリアや経験を象徴するキーワードを列挙
項目は例であって人それぞれです。項目で何を設定するかよりも大切なのはコンテンツ（中身）であることは言うまでもありません。
③ コンテンツの収集
書式が決められば、次はコンテンツのネタを収集します。
職務経歴書を作成するにあたってこれまでの職務経歴やキャリアを棚卸しすることが必要です。
社会人になってから今日に至るまでのキャリアを振り返り、紙などに洗いざらい書き出していきます。この作業は決して1日で出来る作業ではありません。時間をかけてもいいので、頭の片隅に追いやられてしまった過去の経験も書き出してみて下さい。
実際には、書き出された全てを漏れなく職務経歴書へ書いていくわけではありません。書き出すことで、頭の中にぼんやりとしていたキャリアが整理されて転職活動におけるネタ帳として活用もできます。特に、面接対策にも使えます。
④ 文章化する
収集したコンテンツをもとに文章化していきます。
この時、使えるテクニックについては以下の記事を参考にしてください。
いくら相手に伝えたいことも自分の頭の中にあるだけでは伝わりません。それを文章として表現して初めて相手へと伝わる権利を得ます。権利を得たならば、文章を工夫して伝えたいことの100%を伝えられるように努力するだけです。
文章を作成するなかで数値化できるところは正確に書きます。数値で訴えることで説得力が何倍にも増して評価が上がることはよくあります。
最初から文章に出来ないのであれば、まずは簡単な文節を作成し、文節同士を繋げていくことから始めます。
⑤ 推敲する
推敲とは、文章を十分に吟味して練りなおすこと（出典：コトバンク）です。
単純な見直しとは意味合いが少し異なります。一度、作成した文章をたたき台として、何度も時間をかけて練り直し、より相手に伝わる表現へと改良していく作業です。
「完璧」と思っていた文章も何度も思案することで改良点が見えてくるものです。
推敲する時ですが、PC上の画面で行うよりも一度印刷・出力してから紙ベースで行うことをおすすめします。紙に書かれた文章を確認するメリットは修正履歴が一目瞭然なことと、紙にすると不思議と俯瞰的に捉えられるために文章の問題に気づきやすいことが挙げられます。
推敲する時のポイント
1. 誤字・脱字や不適切な語句の使用がないこと
どちらかと言えば、見直しに近い内容になります。タイプミスは誰しもがすることですから、誤字・脱字はないか確認します。また、語句の誤った使用をしていないかと疑いながら文章を読み直してみます。
2. 長文化していないこと
2つ以上の文章が意味もなく繋がって長文化することは避けなければなりません。
長文化のデメリットは読み手に対して伝えたかった内容を伝えづらくします。それだけでなく、まとまりのないだらだらとした印象を与えてしまいかねません。
職務経歴書というのもビジネス文書です。読点「、」を多用して文章を連続的に書くのではなく、「短文化」を意識して簡潔に書くと高い評価を受けやすくなります。
3. 過不足がないこと
言葉足らずな部分や冗長になっていないことを確認します。
職務経歴書を読む人（企業の担当者）は僕たちのことを何も知らない初対面の人たちです。唯一の情報源と言えば、職務経歴書に書かれた内容となります。読み手に対して言葉足らずな部分があれば、誤解を生んだり、伝えたいことが100％伝わらない原因になってしまいます。相手は自分のことを何も知らないと考え、「こんなこと書かなくても分かってくれる」とは思わず不足なく丁寧な表現にすることを心がけなければなりません。
また、言葉足らずとは反対に冗長になっていないことも確認します。例えば、「直接的な表現ができるのにも関わらずまわりくどく間接的な表現をしていないか」「同じ言葉を無駄に繰り返し使用していないか」「無駄な修飾語や接続詞を使っていないか」が挙げられます。冗長になっている部分は無駄な部分であり、削除しても伝えたい部分（論旨）は影響を受けません。無駄の多い文章は読み手にとってもストレスです。
特に、WEB応募であれば字数制限もあるため、この部分の推敲が重要なポイントになります。
4. 文章全体から検討する
職務経歴書は一文一文の集合です。仮に、どこかの一文について誤字や脱字があったり、おかしな表現があったとしても全体の完成度が高ければ書類選考は突破します（過去経験あり）。
推敲をするときは、文章全体として見た時の視点を忘れてはいけません。この文書を読んだ時に読み手は「初対面の自分に対してどのようなイメージを持つだろうか」「自分が伝えたい点は理解してもらえるだろうか」と考えて、具体的な推敲に取りかかるべきだと思います。
まとめ
いかがでしたか。
具体的な職務経歴書の作成手順とコツについて紹介しました。ここで紹介したことは、過去に僕が転職活動を通じて培った経験にもとづきます。参考になれば幸いです。
初心者は「とりあえず書いてみること（経験すること）」が大切です。書いて、悩んだ時にもう一度この記事を読み返すことで、新鮮な気持ちで文書の作成に取りかかれると思います。
